Как выстроить процессы для работы в соцсетях внутри команды
Набор задач, которые мы выполняем каждый день, не задумываясь, освобождает наш мозг, чтобы сосредоточиться на самом важном. Например, чего нам нужно достичь, где нам нужно расставить приоритеты в нашем времени и как получить максимальную отдачу. То же самое относится и к повторяющимся задачам, которые вы выполняете на работе.
Если вы будете следовать процессу каждый раз, когда планируете посты, вы будете:
- Выполнять задачу быстрее
- Всегда указывать правильные детали
- Соблюдать юридические стандарты без необходимости проверять
А еще у вас будет больше места и времени, чтобы сосредоточиться на более важных моментах вашей работы. В этой статье мы подробнее рассмотрим важность процессов и расскажем о ключевых советах и приемах о том, как создавать процессы, которым смогут следовать.
Зачем вам нужны процессы в социальных сетях
Давайте определимся, что такое процесс — чтобы все было понятно.
Что такое процесс? Процесс — это набор шагов, которые необходимо выполнить для выполнения задачи. Например, вы можете выполнить ряд шагов по завершении работы с блогерами. Или вы можете придерживаться определенного процесса при создании и календаря публикаций в социальных сетях.
Зачем нужны процессы? Процессы гарантируют, что повторяющиеся задачи будут выполняться точно, эффективно и в соответствии с высокими стандартами — каждый раз, когда вы их выполняете. Подумай об этом. Когда вы только начали свою работу, сколько времени вам понадобилось, чтобы выполнить самые маленькие задачи?
Вспомните ситуацию, когда вам нужно было впервые запросить изображение для одного из ваших постов. Знали ли вы, кому отправить запрос для получения изображения, когда его отправлять и как это сделать? Если у вас не было четкой инструкции, то вы искали изображение сами. Это конечно же заняло много времени, привело к паре ошибок и, возможно, вы нашли некачественные изображения. Сейчас, поскольку вы выполняли процесс уже сотни раз, на это у вас уходят минуты, а не часы, вы редко ошибаетесь, и изображения всегда актуальны. Правильно?
Если вы управляете командой, создание процессов, которых они должны придерживаться, приводит к снижению количества работы и для них, и для вас. Если ваша команда по работе в социальных сетях имеет инструкцию с определенным набором шагов, которым нужно следовать при выполнении своих повседневных задач, они будут точно знать, что и когда делать. Они будут делать это каждый раз правильно, и они будут делать это намного быстрее. В результате у вам будет меньше вопросов, меньше хлопот и больше времени, чтобы сосредоточиться на более глобальных задачах.
Теперь мы знаем, что такое процессы и зачем они нам нужны. Давайте посмотрим, что делает процесс эффективным и как построить процесс, который работает.
Что делает процессы эффективными и как выстраивать работающие процессы
Чтобы процесс был эффективным и «делал жизнь всех заинтересованных сторон лучше», он должен быть:
- Доступным. Члены команды должны иметь доступ к нужным процессам в нужное время и на нужном устройстве.
- Эффективным. Вся суть создания процесса заключается в повышении эффективности конкретной задачи. Поэтому, когда вы создаете процесс, убедитесь, что он не является неэффективным сам по себе.
- Соответствующим задаче. Процессы должны быть связаны с поставленной задачей, а также с целями бренда. Если процесс не подталкивает бренд в правильном направлении, он неэффективен.
- Применим для многоразового использования. Нет никакой пользы в создании процесса для одноразовой задачи. Процессы стандартизируют выполнение конкретных задач. Так они повышают эффективность.
Как сделать процесс доступным
Процессы не эффективны, если они не задокументированы и не хранятся в легкодоступном месте. Допустим, член команды, ответственный за ежедневное размещение постов, внезапно заболел и с ним невозможно связаться. Процесс его работы нигде не записан и, в итоге, публикации сорваны, потому что никто не знает как это делать.
Чтобы избежать этого панического сценария, документируйте каждый шаг, связанный с завершением действия, и храните документированный процесс в месте, к которому можно будет легко получить доступ при необходимости. Найдите время, чтобы разработать работающий процесс.
Как сделать процесс эффективным
Чем больше вы что-то делаете, тем быстрее вы это делаете. Вот почему нужно создавать процессы. Но если вы создадите процесс, который содержит ненужные шаги, чрезмерно сложные задачи, раздражающие узкие места, множественные согласования, то это приведет к неэффективности, а не к эффективности.
Все, что вам нужно сделать, это:
- Проанализировать свой процесс
- Определить неэффективные части
- Найти способы их обойти.
- Удалить ненужные шаги, устранить узкие места и упростить задачи, где это возможно.
Например, предположим, что вам нужно одобрение генерального директора, прежде чем вы начнете новую кампанию в социальных сетях. Вам нравится представлять свою кампанию лицом к лицу, чтобы вы могли справиться с любым возражением и принять во внимание обратную связь. Но спланировать время с ним сложно, почти невозможно.
Эта часть процесса является огромным узким местом и поэтому невероятно неэффективна.
Вместо того, чтобы позволять этому узкому месту замедлять ваш прогресс, создайте процесс утверждения, которому должна следовать ваша команда.
Как сделать процессы актуальными
Создаваемые вами процессы всегда связаны с задачей, которую вы хотите выполнить?
Чтобы ваши процессы были эффективными, их также необходимо согласовать с целями вашей организации.
Предположим, что вы создаете новый процесс для работы в соцсетях,, чтобы повысить охват. Но если главной целью компании является увеличение количества продаж, этот процесс, хотя и полезен, не подтолкнет компанию в том направлении, в котором она хочет двигаться. Это будет неэффективным.
Чтобы убедиться, что цели вашей компании стоят во главе всех процессов, которые вы создаете и которым следуете, задайте себе такие вопросы, как:
- Как этот процесс согласуется с более широкими целями и общим направлением компании?
- Как этот процесс помогает компании расти и развиваться?
Как сделать процессы многоразовыми
Эффективные процессы стандартизируют нашу работу. Они должны включать шаги, определяющие наилучший способ выполнения задач. Единственный способ добиться этого — убедиться, что ваши процессы можно использовать повторно. Любой в вашей компании должен иметь возможность подхватить ваш процесс и снова и снова следовать ему.
Например, если вы создали процесс для создания и загрузки сообщений в Facebook, вы можете расслабиться, зная, что подход вашей команды, тон голоса и обмен сообщениями согласованы и соответствуют целям бренда.
Напротив, создание процесса настройки корпоративной учетной записи было бы бессмысленным. Вы бы часто запускали этот процесс? Вам нужно будет запускать его более одного раза? Потребуется ли другим в вашей команде запускать этот процесс? Нет.
Совет: прежде чем мы начнем создавать процессы для внутреннего и внешнего использования, задайте себе вопросы:
- Кто будет использовать этот процесс?
- Когда его будут использовать?
- Как часто будут его запускать?
- Для чего будут использовать этот процесс?
- Какую пользу все получат от этого процесса?
Как убедить людей следовать вашим процессам
Чтобы повысить точность, эффективность и качество работы вашей команды, вы потратили время на создание доступных, эффективных, актуальных и многоразовых процессов, но за ними никто не следит?
Проблема процессов №1: они не описывают лучший способ работы
48% сотрудников не следят за процессами, потому что они не описывают лучший способ выполнения задачи.
Распространенная ошибка, которую допускают люди при создании процессов — это предположение, что они и только они знают, как лучше всего выполнить задачу. Может, они уже делали это раньше. Возможно, они выяснили, как выполнить эту задачу. Или, может быть, они видели, как другие исполняют это хорошо. Независимо от того, почему они так думают, им будет сложно получить поддержку, пока не выяснят как работает это на самом деле. Итак, соберите свою команду и обсудите каждый шаг в этом процессе. Обсудите идеи, спросите их мысли, мнения и идеи. Узнайте, что работает, определите, что нет, и выясните, как лучше всего вместе выполнить задачу.
Включение всей команды в процесс создания процесса позволит вам отсеять ненужные шаги, добавить продуктивные и наблюдать, как ваша команда взаимодействует с вашими процессами и следит за ними.
Проблема процессов №2: они не обновлены
45% сотрудников не следят за процессами, потому что они устарели. Чтобы ваш компьютер работал с максимальной эффективностью, его необходимо обновить. Чтобы старый контент работал с максимальной эффективностью, его необходимо обновлять. То же самое и с процессами.
Чтобы ваши процессы работали наилучшим образом, и чтобы ваша команда находила их полезными, им нужны регулярные обновления. Хотя нет никаких жестких правил относительно того, как часто вы должны проверять и обновлять свои процессы, обратите внимание на эти несколько ключевых предупреждающих знаков.
Возможно, вам придется пересмотреть и обновить свой процесс, если:
- Вы постоянно наблюдаете низкую производительность или задержки
- Ваша команда не выполняет процесс должным образом
- В организации происходят изменения (например, если сотрудник увольняется или начинает работу, обновляется ИТ-инфраструктура или происходит перестановка отделов).
Проблема процессов № 3: им слишком сложно следовать
48% сотрудников не следят за процессами, потому что слишком сложно найти нужную информацию. Если вашему процессу нелегко следовать, люди не будут следовать ему.
Убедитесь, что ваши инструкции ясны, ваши шаги убедительны. Если вы разделите этот шаг на более мелкие, более управляемые части, их будет легче выполнять. Один из способов убедиться, что ваш процесс прост и понятен — протестировать его на новичке или постороннем, то есть на ком-то, кто не входит в вашу команду.
Если они не справляются с шагом, значит нужно его упростить или предоставить дополнительную информацию, инструкции или контекст. Если они завершат процесс без проблем — вы знаете, ваша команда справится с этим.
Заключение
Мы рассмотрели, что такое процессы, зачем они вам нужны и как сделать их эффективными. Но все это не имеет значения, если за ними никто не следит.
Если вы будете поддерживать свои процессы в актуальном состоянии, упростить их соблюдение и всегда включать свою команду, вы создадите процессы, которым люди будут следовать.Начните экономить время и силы на собственном управлении социальными сетями!